Workations (werkvakanties) stijgen in populariteit. Steeds meer mensen combineren hun vakantie met werk. Uiteraard zijn hier de nodige fiscale regels van toepassing. In dit artikel geef ik antwoord op de belangrijkste vragen omtrent een workation. Daarnaast leg ik uit welke kosten u als zakelijke kosten van de winst mag aftrekken en welke kosten de Belastingdienst als privékosten beschouwt.

Wat is een workation?

Als u een reis maakt waarbij u ook werkzaamheden verricht die van invloed zijn op uw bedrijf, noemt u dat een workation. Het kan bijvoorbeeld gaan om een bezoek aan een leverancier of klant, of het bijwonen van een congres of beurs die toegevoegde waarde geeft aan de activiteiten die u als ondernemer verricht. Ook een huisje huren (in binnen- of buitenland) om vanuit daar werkzaamheden te verrichten kan onder een workation vallen. Bij een workation gaat het er vooral om dat u zakelijke activiteiten combineert met vakantie.

Wanneer wordt een workation fiscaal gezien als zakelijk aangemerkt?

Of een workation geheel of deels zakelijk wordt gezien is erg afhankelijk van de situatie. Ook zijn er gemengde situaties die van toepassing kunnen zijn.

Voorwaarde 1: minstens voor 50% een zakelijk karakter

De eerste voorwaarde is dat de reis voor minstens 50% een zakelijk karakter moet hebben om de kosten op de zaak te kunnen zetten. Een vakantie voor een enkele zakelijke afspraak of slechts kleine zakelijke activiteiten voldoet vaak niet aan de vereiste.

Voorwaarde 2: er moet een specifieke reden zijn

De tweede voorwaarde is dat er een reden moet zijn dat u uw werk op een andere plek gaat uitvoeren én de reis past bij uw bedrijf. Zonder specifieke reden om het werk op een andere plek uit te voeren, zijn de kosten niet aftrekbaar, ook al bent u tijdens de vakantie aan het werk.

Zijn alle kosten aftrekbaar tijdens een workation?

Als de workation naar aanleiding van bovenstaande als zakelijk is aangemerkt, betekent dat niet meteen dat alle reis- en verblijfkosten aftrekbaar zijn. Let op de volgende regels:

• De kosten van het vliegticket en verblijf moet u verdelen naar rato dat de reis zakelijk is;
• U mag de kosten van het vliegticket en verblijf van reisgenoten zonder zakelijk karakter niet aanmerken als zakelijke kosten;
• Als u gaat eten met een zakenrelatie, mag u die kosten aftrekken. Gaat u alleen, met uw partner of familie? Dan zijn het privékosten.

Wat zijn gemengde kosten?

De meeste kosten tijdens een workation vallen onder representatie, congressen, seminars en studiereis. Dit zijn gemengde kosten. Voor deze kosten geldt in 2022 dat de eerste € 4.800 aan zakelijke kosten in een jaar niet aftrekbaar zijn. Van de kosten boven die drempel is 100% aftrekbaar, met een maximum van € 1.500 aan reis- en verblijfkosten.

Wat is de 80%-regeling?

U kunt ook gebruik maken van de 80%-regeling. Hierbij mag u in plaats van die drempel de gemengde kosten wél voor 80% in aftrek brengen, maar de overige 20% niet.

Hoe toon ik de zakelijkheid van mijn reis aan?

Om aan te tonen dat bepaalde kosten zakelijke kosten zijn, bewaart u zoveel mogelijk stukken. Denk hierbij aan verslagen, zakelijke e-mails, facturen, bonnetjes en tickets. Hiermee toont u achteraf de zakelijkheid van de reis aan. Hoe meer stukken u kunt overleggen om de zakelijkheid van de reis aan te tonen, hoe sterker u staat tijdens een controle door de Belastingdienst.

Sociale zekerheid

Als u tijdens uw workation naar het buitenland gaat, kan dit ook invloed hebben op uw sociale zekerheid. Dit ligt aan de termijn dat u in het buitenland werkt.

Ik werk blijvend in het buitenland

Als u als zelfstandige blijvend in het buitenland werkt, verplaatst uw sociale zekerheid naar het land waarin u werkt. Daar betaalt u dan premies voor sociale verzekeringen. U bent niet meer verzekerd in Nederland.

Ik werk tijdelijk in het buitenland

Werkt u slechts tijdelijk in het buitenland? Dan blijft u in de meeste gevallen in Nederland sociaal verzekerd. Hierbij gelden onderstaande voorwaarden. U…

• …moet binnen de EU (Europese Unie) of EER (Europese Economische Ruimte) werken;
• …hebt minimaal 2 maanden als zelfstandige in Nederland gewerkt;
• …doet hetzelfde werk in het buitenland als in Nederland;
• …draagt premies voor sociale zekerheid af aan de (Nederlandse) Belastingdienst;
• …hebt de nationaliteit of een verblijfsvergunning van een EU- of EER-land.

Vraag een A1-verklaring aan

Als u in een EU-land gaat werken anders dan Nederland én sociaal verzekerd blijft in Nederland is het belangrijk dat u een A1-verklaring hebt. In een A1-verklaring staat waar u sociaal verzekerd bent. U krijgt een A1-verklaring alleen als u gaat werken in een EU- of EER-land, Zwitserland of een ander verdragsland. Het is namelijk een formulier dat alleen in die landen geldigheid heeft.

Voorwaarden van andere verdragslanden en niet-verdragslanden

Voor andere verdragslanden kijkt u wat in het verdrag is geregeld met betrekking tot sociale zekerheid. Dit kan per verdragsland verschillen. Voor niet-verdragslanden kijkt u wat in de wetgeving van dat land is bepaald over sociale zekerheid en wanneer dat van toepassing is.

Wilt u meer weten? Plan een fiscaal adviesgesprek!

Bent u na het lezen van dit artikel van plan om op workation te gaan en wenst u hier ondersteuning of meer informatie over? Neem dan gerust contact met me op.