Factureren moet voldoen aan de regels die de belastingdienst stelt. Er zijn een hoop zaken waar u rekening mee dient te houden, om dit volledig en foutloos in te richten. Als u de instructies in dit blog toepast, dan bent u verzekerd van een optimale facturatie.

Deze bedrijfsgegevens zet u op uw factuur

Denk aan het vermelden van uw btw-nummer, KvK-nummer en adresgegevens. Verder is een logische volgorde in de nummering van uw facturen erg belangrijk. Het kan voorkomen dat u een factuur verstuurt waarop de gegevens verkeerd ingevuld zijn of u (per ongeluk) een eerder gestuurde factuur opnieuw stuurt. Verwijder in zo’n geval dan de factuur niet uit uw boekhouding, maar crediteer deze. De Belastingdienst gaat vraagtekens zetten als er gaten zitten in de nummering.

Deze klantgegevens moet uw factuur bevatten

Ook de gegevens van uw klant moeten volledig zijn op uw factuur. Op facturen voor consumenten moet in ieder geval naam, adres en woonplaats staan. Het is niet verplicht op facturen naar andere ondernemers hun btw-nummer te vermelden, tenzij er sprake is van de verleggingsregeling. Hou er ook rekening mee dat het BSN-nummer van zzp’ers in hun btw-nummer staat. BSN-nummers zijn bijzondere persoonsgegevens en kunt u beter niet op uw factuur zetten.

Efficiënt facturen maken met software

Het is handig als u als ondernemer gebruik kunt maken van software waarmee u uw facturen kunt maken. U zit nooit te prutten met de nummering, die is altijd logisch. Verder kunt u in de software de klantgegevens verwerken zodat u de facturen sneller en gemakkelijker via de digitale snelweg kunt versturen. Krijgt u een vervolgopdracht? Dan zitten de klantgegevens al in de software. Dat scheelt kostbare tijd!

De beste frequentie om te factureren

Veel opdrachtgevers in de bouw hanteren een betalingstermijn van tenminste 30 dagen. Dat betekent dat u uw factuur in de meeste gevallen pas na 30 dagen betaald krijgt. Maakt u elke maand een factuur, dan is uw gemiddelde wachttermijn dus 6 weken. Factureer daarom elke week uw gemaakte uren. Op deze manier hoeft u niet zo lang op uw geld te wachten en kunt u dat geld eerder investeren of gebruiken.

Handels- en leveringsvoorwaarden: een valkuil

Regelmatig komt u op facturen van ondernemers het zinnetje: onze handels- en leveringsvoorwaarden zijn van toepassing” tegen. Dat zinnetje heeft op de factuur geen nut meer, want als u een factuur stuurt dan is de opdracht al gedaan. Zorg er dus voor dat de handels- en leveringsvoorwaarden, de zogenaamde kleine lettertjes, van toepassing zijn als u de opdracht aanneemt. Voeg ze bij de offerte of verkooporder toe en vermeld dat ze zijn bijgevoegd.

Aan de slag met factureren

Als u deze belangrijke onderwerpen goed hebt voorbereid is factureren een fluitje van een cent. Wilt u uw facturering zo efficiënt mogelijk inrichten met hulp van een expert? Neem dan contact op met ons voor een adviesgesprek. We leggen u graag uit hoe u gemakkelijk met software uw facturen maakt, en beheert, en voorzien u graag van slimme tips.