Factureren moet voldoen aan de regels die de belastingdienst stelt. Er zijn een hoop zaken waar je rekening mee dient te houden, om dit volledig en foutloos in te richten. Als je de instructies in dit blog toepast, dan ben je verzekerd van een optimale facturatie.

Deze bedrijfsgegevens zet je op je factuur

Denk aan het vermelden van je btw-nummer, KvK-nummer en adresgegevens. Verder is een logische volgorde in de nummering van je factureren erg belangrijk. Het kan voorkomen dat je een factuur verstuurt waarop de gegevens verkeerd ingevuld zijn of je (per ongeluk) een eerder gestuurde factuur opnieuw stuurt. Verwijder in zo’n geval dan de factuur niet uit je boekhouding, maar crediteer deze. De Belastingdienst gaat vraagtekens zetten als er gaten zitten in de nummering.

Deze klantgegevens moet je factuur bevatten

Ook de gegevens van je klant moeten volledig zijn op jou factuur. Op facturen voor consumenten moet in ieder geval naam, adres en woonplaats staan. Het is niet verplicht op facturen naar andere ondernemers hun btw-nummer te vermelden, tenzij er sprake is van de verleggingsregeling. Hou er ook rekening mee dat het BSN-nummer van zzp’ers in hun btw-nummer staat. BSN-nummers zijn bijzondere persoonsgegevens en kun je beter niet op je factuur zetten.

Efficiënt facturen maken met software

Het is handig als je als ondernemer gebruik kunt maken van software waarmee je je facturen kunt maken. Je zit nooit te prutten met de nummering, die is altijd logisch. Verder kun je in de software de klantgegevens verwerken zodat je de facturen sneller en gemakkelijker via de digitale snelweg kunt versturen. Krijg je een vervolgopdracht? Dan zitten de klantgegevens al in de software. Dat scheelt kostbare tijd!

De beste frequentie om te factureren

Veel opdrachtgevers in de bouw hanteren een betalingstermijn van tenminste 30 dagen. Dat betekent dat je je factuur in de meeste gevallen pas na 30 dagen betaald krijgt. Maak je elke maand een factuur, dan is je gemiddelde wachttermijn dus 6 weken. Factureer daarom elke week je gemaakte uren. Op deze manier hoef je niet zo lang op je geld te wachten en kun je dat geld eerder investeren of gebruiken.

Handels- en leveringsvoorwaarden: een valkuil

Regelmatig kom je op facturen van ondernemers het zinnetje: onze handels- en leveringsvoorwaarden zijn van toepassing” tegen. Dat zinnetje heeft op de factuur geen nut meer, want als je een factuur stuurt dan is de opdracht al gedaan. Zorg er dus voor dat de handels- en leveringsvoorwaarden, de zogenaamde kleine lettertjes, van toepassing zijn als je de opdracht aanneemt. Voeg ze bij de offerte of verkooporder toe en vermeld dat ze zijn bijgevoegd.

Aan de slag met factureren

Als je deze belangrijke onderwerpen goed hebt voorbereid is factureren een fluitje van een cent. Wil jij je facturering zo efficiënt mogelijk inrichten met hulp van een expert? Neem dan contact op met ons voor een adviesgesprek. We leggen je graag uit hoe je gemakkelijk met software je factureren maakt en beheert en voorzien je graag van slimme tips.