U hebt een geweldige opdracht afgerond, een mooie dienst geleverd of een prachtig product verkocht. Dan is het daarna tijd voor de factuur. Wanneer stuurt u die factuur naar uw klant? Wat moet er allemaal op staan? En met welke zaken houdt u rekening tijdens het factureren?

Yes, uw factuur kan de deur uit! Dan wilt u natuurlijk dat u dat goed doet. Er zijn enkele zaken die niet op uw factuur mogen ontbreken. Denk daarbij aan uw btw-nummer. Dit nummer ontvangt u van de Belastingdienst zodra u uw bedrijf ingeschreven hebt bij de KvK. Het geeft aan dat u een echte ondernemer bent en dus ook belastingplichtig. Het nummer bestaat uit de landcode (NL) een RSIN/fiscaal nummer of uw BSN en daarna een B plus twee cijfers (van 01 t/m 99).  U bent verplicht om uw btw-nummer op uw factuur te vermelden. Daarnaast is het verplicht om uw KvK-nummer op uw factuur te zetten. Het is het kenmerk dat uw bedrijf officieel geregistreerd is.

Verplichte nummers

Staat uw btw-nummer en uw kvk-nummer op uw factuur? Mooi! Dan kunt u  verder met enkele andere verplichte nummers (letterlijk): het factuurnummer, de factuurdatum en de betalingstermijn. Op iedere factuur zet u een ander factuurnummer. Welke nummering u hanteert, mag u zelf weten. Natuurlijk is de ene nummering handiger dan de andere. Tip: start ieder jaar opnieuw met het vermelden van het jaar, bijvoorbeeld: 170001. Uw tweede factuur heeft dan het nummer 170002 en uw derde 170003. Met de factuurdatum geeft u aan wanneer u de factuur verstuurd hebt. Vanaf dat moment gaat ook de betalingstermijn in. Dat is de tijd die een klant heeft om uw factuur te betalen. De meest gehanteerde betalingstermijn is 14 dagen. Grote bedrijven hanteren soms wat langere betalingstermijnen.

Van adres tot btw

Natuurlijk is het handig als u op de factuur kunt zien van wie de factuur afkomstig is (uw bedrijf dus) en wie de geadresseerde is. Vermeldt uw bedrijfsnaam, naam, adres en verdere belangrijke contactgegevens van zowel uw bedrijf als dat van de opdrachtgever/koper. Daarnaast zet u op de factuur welke dienst of welk product u geleverd hebt, het aantal stuks/uren en de prijs per product/uur. Vermenigvuldig vervolgens het aantal uren/stuks keer uw dienst/product en u hebt de totaalprijs exclusief btw. Het btw-tarief dat u hanteert hangt af van het product of de dienst die u levert en is 6% of 21%. Sommige bedrijven zijn vrijgesteld van btw en voor sommige geldt het 0% tarief. Vermeldt de btw en het bedrag inclusief btw apart. Vergeet daarnaast niet om uw rekeningnummer op uw factuur te zetten en vraag of uw klant het factuurnummer bij de betaling vermeld.

Benieuwd welk tarief voor uw onderneming geldt? En hoe het zit met dat 0%-tarief? We leggen het u graag uit. Neem contact op met een van onze adviseurs: 0497-556493

Voel u vrij!

Dat waren de verplichte nummers! Natuurlijk bent u verder vrij om uw factuur zo in te delen en op te maken als u wilt. Maak er iets moois van! Een goede factuur is overzichtelijk en sluit aan bij het imago van uw bedrijf. Kleur, vormgeving en tekst kunt u geheel naar wens aanpassen. Wat dacht u bijvoorbeeld van een (persoonlijk) bedankje voor de opdracht? Wel is het belangrijk dat uw factuur overzichtelijk is, zodat het zijn doel blijft dienen en uw klanten op tijd betalen.