Steeds meer mensen doen hun financiële administratie online. Als administratiekantoor zijn we erg blij dat we via deze weg online kunnen samenwerken met onze opdrachtgevers. We kunnen over uw schouder meekijken op het moment dat u zelf even niet verder komt. Eventuele problemen lossen we direct samen op en u ontvangt meteen uitleg over hoe u dit in de toekomst gemakkelijk zelf kunt doen. In dit artikel leg ik u de voordelen van een online administratie uit.

Als kantoor werken wij nauw samen met SnelStart. De voordelen in dit artikel zijn vanuit het perspectief van de software van SnelStart geschreven.

Zelf facturen en offertes maken

Een administratie online zetten brengt vele voordelen met zich mee. Zowel kostentechnisch als functioneel. Door uw administratie online te zetten houdt u namelijk veel efficiënter uw boekhouding bij. Eén daarvan is zelf facturen en offertes maken en versturen vanuit uw online administratie. Deze maakt u gemakkelijk en snel via de mobiele app, de webapplicatie of het boekhoudprogramma zelf. De software zorgt er dan voor dat de factuur of offerte verstuurd wordt. In het geval van een factuur kunt u een betaallink toevoegen in het e-mailbericht, als u dit koppelt met bijvoorbeeld Mollie. Wat vervolgens zorgt voor een hogere betaalrespons en een gemakkelijker proces voor uw klant! Gemaakte offertes kunt u tevens gemakkelijk ook in één keer factureren met een druk op de knop. En het mooie is dat deze automatisch in uw boekhouding komen te staan!

Foto’s maken van uw inkopen

Naast het maken van facturen en offertes biedt uw administratie online zetten nog meer voordelen. In plaats van uw facturen en bonnen te verzamelen en af te geven bij uw boekhouder, maakt u er gewoon foto’s van. Ja, zo makkelijk is het echt! U uploadt uw inkoopfacturen en bonnetjes door een foto te maken met de mobiele app. Het programma uploadt deze dan automatisch in uw boekhouding. Daarna kunt u de bon of inkoopfactuur weggooien.

Via de webapplicatie

Dit kunt u tevens ook gemakkelijk doen via de webapplicatie, alleen dan koppelt u het bestand in plaats van een foto te maken. Dit hoeft u dus niet meer met uw verkoopfacturen te doen, zolang u ze maakt vanuit uw online administratie.

Kostenbesparing

Als u naast het uploaden van uw inkoopfacturen en bonnen ook nog de juiste leverancier en grootboekrekening koppelt, hoeft uw boekhouder dit al niet meer te doen. Slechts een controle. En dit scheelt enorm in de kosten die uw boekhouder dan maakt! Minder werk voor uw boekhouder scheelt u geld. De administratie leest trouwens de inkoopfacturen en bonnen met OCR en doet alvast een voorstel voor een grootboekrekening en leverancier. Wat wij als kantoor doen is een lijstje sturen van de grootboekrekeningen met een korte omschrijving. Met dat lijstje weet u dan welke kosten bij welke grootboekrekening horen.

Automatiseer uw administratie online

U kunt ook e-mailboxen instellen als uw administratie online staat. Er komen dan twee mailboxen. Eén voor verkoopfacturen en één voor inkoopfacturen. Als u binnenkomende inkoopfacturen automatisch naar dat e-mailadres laat sturen, zorgt uw online administratie ervoor dat deze automatisch in uw boekhouding komen. U kunt er ook voor kiezen om zelf uw inkoop- en verkoopfacturen te mailen naar deze e-mailadressen. Het proces voor verkoopfacturen werkt hetzelfde als dat van inkoopfacturen.

Altijd inzage in uw cijfers met een online dashboard

Met een online administratie hebt u te allen tijde toegang tot uw administratie. Waar u ook bent. Zolang u zelf ook online bent met een werkende internetverbinding. Dit betekent dus ook dat u altijd inzicht hebt in uw administratie. Door uw administratie online te zetten krijgt u ook toegang tot een online dashboard. In dit dashboard vindt u een hoop interessante cijfers. Denk aan omzet, winst, openstaande facturen en nog veel meer. Super handig als u benieuwd bent hoe uw bedrijf er financieel voor staat!

Btw-aangiftes inzien en betalen

Iedere periode (maand, kwartaal of jaar) doet uw boekhouder (of administratiekantoor of accountant) de btw-aangifte voor u. Misschien doet u dit helemaal zelf. Hoe dan ook, met een online administratie kunt u deze altijd inzien én betalen via een betaallinkje. Dat scheelt weer rekeningnummers en bedragen invoeren.

Handige koppelingen met uw administratie online

Omdat een online administratie en de omliggende systemen worden gebouwd vanuit een internetoplossing, zijn er veel meer mogelijkheden dan een offline administratie. Denk hierbij aan mogelijke koppelingen met andere systemen.

Koppel uw bank met uw administratie online

Een voorbeeld van zo’n koppeling is de bankkoppeling, ook wel boekhoudkoppeling genoemd. Hiermee koppelt u, zoals de naam al zegt, uw bank met uw administratie. Met deze koppeling leest uw administratie ’s nachts alle bankmutaties in uw administratie in, zodat deze up-to-date blijft. De mutaties die u vandaag maakt, zijn morgen ingelezen. Deze koppeling heeft het voordeel dat u nauwkeurig kunt bijhouden welke debiteuren (klanten) nog moeten betalen en welke crediteuren (leveranciers) nog betaald moeten worden. Daarnaast blijven uw cijfers actueel. U kunt hiermee ook controleren of u bijvoorbeeld een bon vergeten bent te uploaden. Doet u dit daarna, koppelt uw administratie de bon automatisch met de betreffende bankmutatie. Let op, ze moeten wel leesbaar zijn!

Gemakkelijk bedrijfsmiddelen opvoeren

Via de online functie bedrijfsmiddelen (activastaat) verwerkt u gemakkelijk uw investeringen om deze af te schrijven. Als kantoor verwerken wij meestal deze investeringen zelf in de staat voor onze opdrachtgevers. De afschrijvingen worden automatisch in de boekhouding verwerkt voor de aankomende jaren.

Klantvriendelijke oplossing

Wij krijgen als kantoor erg veel positieve reacties over online administraties, voornamelijk omdat deze oplossing erg gebruikersvriendelijk is. U hebt veel inzicht in uw cijfers, het bespaart u enorm veel tijd, vermindert kosten en u kunt het uitbouwen naar wens. Wij hopen dan ook nog veel meer opdrachtgevers te helpen met hun administratie online te zetten.

Wilt u een online administratie? Plan een adviesgesprek!

Wilt u ook een online administratie of wilt u hier meer over weten? Laat het me dan gerust weten door contact met me op te nemen via onderstaande gegevens. U kunt ook direct een adviesgesprek aanvragen. Ik leg het u graag zo nauwkeurig en makkelijk mogelijk uit.