Waarom je administratie online zetten?

Steeds meer mensen doen hun financiële administratie online. Als administratiekantoor zijn we erg blij dat we via deze weg online kunnen samenwerken met onze opdrachtgevers. We kunnen over je schouder meekijken op het moment dat je zelf even niet verder komt. Eventuele problemen lossen we direct samen op en je ontvangt meteen uitleg over je hoe je dit in de toekomst gemakkelijk zelf kunt doen. In dit artikel leg ik je de voordelen van een online administratie uit.

Als kantoor werken wij nauw samen met SnelStart. De voordelen in dit artikel zijn vanuit het perspectief van de software van SnelStart geschreven.

Zelf facturen en offertes maken

Een administratie online zetten brengt vele voordelen met zich mee. Zowel kostentechnisch als functioneel. Door je administratie online te zetten hou je namelijk veel efficiënter je boekhouding bij. Eén daarvan is zelf facturen en offertes maken en versturen vanuit je online administratie. Deze maak je gemakkelijk en snel via de mobiele app, de webapplicatie of het boekhoudprogramma zelf. De software zorgt er dan voor dat de factuur of offerte verstuurd wordt. In het geval van een factuur kun je een betaallink toevoegen in het e-mailbericht, als je dit koppelt met bijvoorbeeld Mollie. Wat vervolgens zorgt voor een hogere betaalrespons en een gemakkelijker proces voor je klant! Gemaakte offertes kun je tevens gemakkelijk ook in één keer factureren met een druk op de knop. En het mooie is dat deze automatisch in je boekhouding komen te staan!

Foto’s maken van je inkopen

Naast het maken van facturen en offertes biedt je administratie online zetten nog meer voordelen. In plaats van je facturen en bonnen te verzamelen en af te geven bij je boekhouder, maak je er gewoon foto’s van. Ja, zo makkelijk is het echt! Je uploadt je inkoopfacturen en bonnetjes door een foto te maken met de mobiele app. Het programma uploadt deze dan automatisch in je boekhouding. Daarna kun je de bon of inkoopfactuur weggooien.

Via de webapplicatie

Dit kun je tevens ook gemakkelijk doen via de webapplicatie, alleen dan koppel je het bestand in plaats van een foto te maken. Dit hoef je dus niet meer met je verkoopfacturen te doen, zolang je ze maakt vanuit je online administratie.

Kostenbesparing

Als je naast het uploaden van je inkoopfacturen en bonnen ook nog de juiste leverancier en grootboekrekening koppelt, hoeft je boekhouder dit al niet meer te doen. Slechts een controle. En dit scheelt enorm in de kosten die je boekhouder dan maakt! Minder werk voor je boekhouder scheelt je geld. De administratie leest trouwens de inkoopfacturen en bonnen met OCR en doet alvast een voorstel voor een grootboekrekening en leverancier. Wat wij als kantoor doen is een lijstje sturen van de grootboekrekeningen met een korte omschrijving. Met dat lijstje weet je dan welke kosten bij welke grootboekrekening horen.

Automatiseer je administratie online

Je kunt ook e-mailboxen instellen als je administratie online staat. Er komen dan twee mailboxen. Eén voor verkoopfacturen en één voor inkoopfacturen. Als je binnenkomende inkoopfacturen automatisch naar dat e-mailadres laat sturen, zorgt je online administratie ervoor dat deze automatisch in je boekhouding komen. Je kunt er ook voor kiezen om zelf je inkoop- en verkoopfacturen te mailen naar deze e-mailadressen. Het proces voor verkoopfacturen werkt hetzelfde als dat van inkoopfacturen.

Altijd inzage in je cijfers met een online dashboard

Met een online administratie heb je te allen tijde toegang tot je administratie. Waar je ook bent. Zolang je zelf ook online bent met een werkende internetverbinding. Dit betekent dus ook dat je altijd inzicht hebt in je administratie. Door je administratie online te zetten krijg je ook toegang tot een online dashboard. In dit dashboard vindt je een hoop interessante cijfers. Denk aan omzet, winst, openstaande facturen en nog veel meer. Super handig als je benieuwd bent hoe je bedrijf er financieel voor staat!

Btw-aangiftes inzien en betalen

Iedere periode (maand, kwartaal of jaar) doet je boekhouder (of administratiekantoor of accountant) de btw-aangifte voor je. Misschien doe je dit helemaal zelf. Hoe dan ook, met een online administratie kun je deze altijd inzien én betalen via een betaallinkje. Dat scheelt weer rekeningnummers en bedragen invoeren.

Handige koppelingen met je administratie online

Omdat een online administratie en de omliggende systemen worden gebouwd vanuit een internetoplossing, zijn er veel meer mogelijkheden dan een offline administratie. Denk hierbij aan mogelijke koppelingen met andere systemen.

Koppel je bank met je administratie online

Een voorbeeld van zo’n koppeling is de bankkoppeling, ook wel boekhoudkoppeling genoemd. Hiermee koppel je, zoals de naam al zegt, je bank met je administratie. Met deze koppeling leest je administratie ’s nachts alle bankmutaties in je administratie in, zodat deze up-to-date blijft. De mutaties die je vandaag maakt, zijn morgen ingelezen. Deze koppeling heeft het voordeel dat je nauwkeurig kunt bijhouden welke debiteuren (klanten) nog moeten betalen en welke crediteuren (leveranciers) nog betaald moeten worden. Daarnaast blijven je cijfers actueel. Je kunt hiermee ook controleren of je bijvoorbeeld een bon vergeten bent te uploaden. Doe je dit daarna, koppelt je administratie de bon automatisch met de betreffende bankmutatie. Let op, ze moeten wel leesbaar zijn!

Gemakkelijk bedrijfsmiddelen opvoeren

Via de online functie bedrijfsmiddelen (activastaat) verwerk je gemakkelijk je investeringen om deze af te schrijven. Als kantoor verwerken wij meestal deze investeringen zelf in de staat voor onze opdrachtgevers. De afschrijvingen worden automatisch in de boekhouding verwerkt voor de aankomende jaren.

Klantvriendelijke oplossing

Wij krijgen als kantoor erg veel positieve reacties over online administraties, voornamelijk omdat deze oplossing erg gebruikersvriendelijk is. Je hebt veel inzicht in je cijfers, het bespaart je enorm veel tijd, vermindert kosten en je kunt het uitbouwen naar wens. Wij hopen dan ook nog veel meer opdrachtgevers te helpen met hun administratie online te zetten.

Wil je een online administratie? Plan een adviesgesprek!

Wil jij ook een online administratie of wil hier meer over weten? Laat het me dan gerust weten door contact met me op te nemen via onderstaande gegevens. Je kunt ook direct een adviesgesprek aanvragen. Ik leg het je graag zo nauwkeurig en makkelijk mogelijk uit.