Wist u dat maar liefst 50% van alle facturen te laat wordt betaald? En dat de meeste bedrijven er gemiddeld 70(!) dagen over doen om te betalen? Maar dat ook 50% van de bedrijven pas na 60 dagen een herinnering stuurt? Dat kan beter, makkelijker en sneller! En hieronder leest u hoe!

Uwopdracht is afgerond, de klant is tevreden… en vervolgens wacht u nog enkele dagen met factureren. Waarom? Omdat dat netter staat? Omdat u niet ongeduldig over wilt komen? Omdat u niet de indruk wilt geven dat u om geld zit te springen? Nogmaals: waarom? U kijkt in een restaurant toch ook niet raar op als ze na het diner de rekening presenteren? Wees in al uw communicatie met de klant efficiënt en volledig: stuur uw offerte op tijd, wees attent naar uw klant wanneer hij of zij vragen heeft, reageer tijdig op mailtjes en factureer nadat u voldaan hebt aan de opdracht. Zo weet uw klant precies waar hij of zij aan toe is! 

Val op!

Een van de knelpunten bij facturen is het feit dat uw factuur bij de klant vaak tussen alle andere post of mail belandt. Laat uw factuur opvallen, zodat de klant niet vergeet te betalen. U kunt hierbij denken aan een opvallende lay-out (die uiteraard matcht met uw bedrijfshuisstijl). Maar ook duidelijke cijfers doen wonderen: vermeld de factuurdatum, de betalingstermijn en ook de uiterste betaaldatum. Zo ziet uw klant in één oogopslag wanneer de factuur voldaan moet zijn. Het is bewezen dat facturen per mail sneller betaald worden dan de facturen per post.

Stuur een herinnering!

Schiet de factuur er tóch tussendoor bij uw klant en is de betalingstermijn verstreken? Stuur dan direct een reminder. De meeste administratiesystemen geven u een seintje wanneer dit zover is. Misschien is uw klant de factuur vergeten of is er iets fout gegaan bij de verzending. Met een telefoontje is het vaak opgelost. Daarnaast geeft het u de mogelijkheid om even bij te praten met de klant. Lukt het de klant financieel niet om de factuur te voldoen? Dan hebt u de mogelijkheid om een alternatief te bespreken (bijvoorbeeld gespreid betalen) of de betalingstermijn wat te verlengen. Verstuur na jullie gesprek altijd een bevestigingsmail met daarin de zaken die jullie telefonisch hebben besproken, zodat de afspraken zwart op wit staan.

Who you gonna call?

Wanneer ook de nieuwe betalingstermijn verstreken is of wanneer uw klant zich niet houdt aan de gemaakte afspraken, wordt de zaak wat vervelend. Toch is de stap naar het incassobureau nog niet nodig. Probeer nogmaals om in gesprek te gaan met de klant. Ga bij de klant langs, bel hem of haar op en ga het gesprek aan. Wees hierin duidelijk: u hebt uw werk geleverd en wilt graag betaald worden. Maak heldere afspraken samen en zet dit wederom zwart op wit.

Aanmanen

Ontvangt u hierna nog steeds uw geld niet? Dan stuurt u een aanmaning. Hierbij is het van belang dat u dit zowel per mail als per post én aangetekende post doet. Zo weet u zeker dat de smoes ‘ik heb niets ontvangen’ niet meer op gaat. Een redelijke betaaltermijn is tien dagen. Betaalt de klant niet? Dan mag u incassokosten en wettelijke rente op uw klant verhalen. Het is van groot belang dat u deze informatie (inclusief alle bijbehorende datums) op uw aanmaning zet, zodat u sterk staat. Neem een incassobureau in de arm die uw zaak kan behandelen als de betalingstermijn van de aanmaning verlopen is. Hopelijk komt het niet zover!   

Meer tips over factureren, administratie en ondernemen? Neem dan gerust contact met ons op. Volg de blogs op onze website, Facebook en LinkedIn!